Fakturowanie – co musisz wiedzieć

Prowadzenie firmy wydaje się łatwe, ale wcale takie nie jest. Musimy bowiem prowadzić wiele rozliczeń. Każdy płatnik VAT musi wystawiać fakturę. W dobie powszechnej komputeryzacji faktura elektroniczna została w ustawie o podatku od towarów i usług zdefiniowana jako faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Jaki program do fakturowania kupić, by móc wystawiać takie dokumenty?

Warunki uznania dokumentu za fakturę. Jaki program do fakturowania jest najlepszy?

Faktura to rachunek wystawianego przez przedsiębiorcę płacącego podatek VAT. Rachunek dokumentuje dokonanie określonej czynności. Fakturę wystawiają zarejestrowani podatnicy VAT, osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, niebędące podatnikami, przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu. Dokument może także mieć formę elektroniczną, a musi zawierać następujące elementy: datę wystawienia, numer, imię i nazwisko lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, nazwę towaru lub usługi, ilość dostarczonych towarów, cenę towaru lub usługi, kwoty opustów lub obniżek cen, wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto), stawkę podatku, sumę wartości sprzedaży netto, kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto oraz kwotę należności ogółem. Wszystkie te dane muszą być uwzględnione przez program do fakturowania. Faktura może być wystawiona zarówno w programie pakietu Office (np. Excel lub Word), jak i w formie komunikatu XML albo w pliku PDF. Faktura elektroniczna musi być nie tylko wystawiona, ale również i otrzymana w formacie elektronicznym.

Kiedy można zastosować program do fakturowania?

Zanim kupimy program do fakturowania, możemy skorzystać z takiego, który jest udostępniany bezpłatnie. Programy tego typu mają funkcje niezbędne do wystawiania faktur VAT, zaliczkowych, końcowych, pro-forma oraz korygujących, a także paragonów fiskalnych. Ponadto, wyposaża się je w gotowe szablony wydruku, na których możemy umieścić logo firmy. Inny program do fakturowania ma opcję integracji z bankowością online, co pozwala na monitorowanie wpłat dokonywanych przez kontrahentów. Z poziomu programu można przesyłać faktury drogą elektroniczną. Inny program zawiera dane o asortymencie, którym dysponujemy. Obsługując ten program możemy wystawiać dokumenty sprzedażowe i rejestrować dokumenty kosztowe, monitorować płatności, a także wysyłać przypomnienia mailowych do klientów, którzy zalegają z zapłatą. Aplikacja może automatycznie tworzyć raporty z możliwością drukowania i wysyłania oraz przetwarza i rozpoznaje dane z zeskanowanych dokumentów.

Wybór programu do fakturowania powinien być podyktowany wielkością firmy oraz jej potrzebami. Płatne programy mają bezpłatne wersje testowe, więc możemy w praktyce przekonać się o możliwościach każdego z nich.